職  稱

審 核 及 監 督 事 項

第一順位

財務部應收帳款主辦人

1. 應收帳款立帳確認：應收帳款主辦人收到業務部傳的銷貨單財務聯及司機傳遞的銷貨單客戶簽回聯，二聯核對相符後，據以核追出口提單是否收到或寄達客戶。此外並在ERP的「應收帳款立帳及開立發票作業」的程式中將該筆銷貨單之立帳碼改為”Y”。故凡立帳碼尚屬”N”之銷貨單，即代表銷貨單財務聯及客戶簽回聯尚未傳遞至財務部。
2. 帳款每月輸入時機：若銷貨單在本月出貨及驗收，但雙方同意此筆帳款於結帳或對帳時歸屬在下月份的帳款，則應將本程式之帳款年月欄位修改為”次月份”，如此，則本筆應收帳款便會顯示在次月之應付帳款對帳單中，但不影響會計上對應付帳款之正確處理。
3. 銷貨發票之輸入時機：
1. 隨貨附發票，此種狀況可將發票輸入及開立之權限，開放給業務部，於銷貨單輸入時，同時輸入銷貨發票號碼。
2. 待財務部收到銷貨單簽回聯，確定並無被客戶當場驗退之數量後，才開立銷貨發票。此時財務部在立帳碼由”N”改為”Y”之前，於「應收帳款立帳及開立發票作業」程式中輸入發票號碼，就逐張銷貨單開出發票，寄達客戶。
3. 月結開立發票，於與客戶約定的月結日(25日或30日etc)合併多張銷貨單，彙總開立發票。此狀況，財務都須進入『稅務申報系統』的『稅務申報處理』的『一對多發票開立作業』中，輸入發票號碼並勾選此一發票號欲對應之多張銷貨單號碼。
4. 進入『應收帳款系統』的『每月資料處理』的『應收帳款月結作業』，勾選月結年月後，按確認鍵月結之，經此項結帳作業完畢，即可列印正確之”『月結制應收帳款對帳單』或『應收帳款請款單』與客戶對帳或向客戶請款。
5. 『月結制應收帳款對帳單』或『應收帳款請款單』之列印，可分批列印，舉例如下：當勾選應付帳款截帳日為25日，再輸入交易年月，例如2006年10月則此二報表程式會自動顯示截帳日期為25日之本批次『月結制應收帳款對帳單』及『應收請款單』，凡不屬於本交易期間(即09/26/2006~10/25/2006)之銷貨單及收款單均不會顯示在本批次的月結制應收帳款對帳單中。截帳日為31日或其他日期之情形，以此類推。

第二順位

財務主管

1. 就送達財務部之銷貨單財務聯及客戶簽回聯簽字後，傳遞給會計部進行會計總帳管理。
2. 搜尋下列管理報表，定期核對下列應收帳管理帳間彼此數字是否相符，其次再與會計帳的1123應收帳款科目金額核對是否相符，若不相符，須追根究底。
1. 應收帳款對帳明細表(SRAR0128)
2. 客戶別應收帳款明細表(SRAR0106)
3. 客戶應收帳款彙總表
4. 客戶應收帳款異動明細表(SRAR0123)
5. 客戶應收帳款帳齡分析表(SRAR0105)
6. 稅務申報系統的客戶別未開票及已開票收款明細表(SRTX0110)

第三順位

會計部

1、收到財務部移交之銷貨單財務聯，即可進行逐單拋轉進貨會計傳票，列印傳票，釘原始憑証，如同人工作業一般，此法較仔細較正統，但比較費時。
2、企業實施ERP，在高度整合情形下，拋轉會計傳票作業可選擇集中在月底，同時逐單拋轉或選擇按客戶別每月彙總拋轉一張進貨單，假設每月有500張進貨單，則不論逐單拋轉或彙總拋轉，電腦的拋轉速度不會超過2分鐘，可大量節省人力，而且傳票並不一定要與原始憑証釘在一起(因為這是人工作業下，害怕勾稽查詢費時的舊觀念)，換言之，在ERP會計制度下，原始內控憑証可以單獨歸檔，至於每一張會計傳票則內存在ERP中，並自動詳細記載其對應之內控原始憑証編號，查詢非常方便。但若公司走上櫃路線，簽証會計師要求將會計傳票及對應對原始憑証釘在一起，則於月底將所有會計傳票分類列印(例如進貨類、銷貨類)，再進行釘憑証工作，亦非常省時，且此工作可以調工讀生或總務人員來做即可。
3、會計傳票過帳作業，通常於月底將所有傳票一起執行，過帳作業較省時。