職稱

審核及監督事項

第一順位

財務部應付帳款主辦人

1. 應付帳款立帳確認：應付帳款主辦人收到品管部傳遞過來的廠商送貨單、品管驗收單及不良品驗收報告後，應即進入ERP的”應付帳款立帳作業”之程式中盤點那些已驗收但應付帳款尚未立帳之驗收單清單，找出本筆驗收單單號，將其”立帳碼”由”N”改為”Y”即可。凡立帳碼仍顯示為N之驗收單便已代表進貨單已驗收，但驗收單、驗收報告、廠商送貨單等尚未傳遞給財務部作應付帳款立帳作業之清單。
2. 進貨發票輸入：公司付款政策也可以嚴格規定，廠商尚須將進貨發票送達，否則該筆進貨驗收單之應付帳款不予立帳。此情形下，若廠商有送達進貨發票，則須將發票號碼在本程式中輸入後，才將立帳碼由N改為Y。
3. 帳款年月輸入時機：若進貨單在本月驗收，可是雙方同意此筆帳款結帳或對帳時是歸屬在下月份的帳款，則應將本程式之”帳款年月”欄位修改為”次月份”，如此，則本筆應付帳款便會顯示在次月之應付帳款對帳單中，但不影響會計上對應付帳款之正確處理。
4. 執行”應付帳款月結作業”程式，勾選”月結年月”後按”確認鍵”即可，經此項結帳作業完畢，即可列印正確之”月結制應付帳款對帳單”提供廠商對帳。
5. 若廠商要求，或本公司應付帳款政策規定，並不是逐筆對帳、逐筆沖帳或逐單隨貨附進貨發票之方式，而是採將本期之多張進貨單於25日或31日之帳款截帳日，彙總結帳成一筆帳款，彙總取得一筆進貨發票，付款沖帳時亦以此結帳單號為依據，則應付帳款主辦員應於帳款截帳日操作應付帳款結帳作業之程式，執行完畢後進行”應付帳款結帳維護”，維護完畢後依公司規定內控程序列印”應付結帳單”，請財務主管簽字後核准之，據以作為付款依據。不過實務上，月結制對帳單便已有結帳功能及精神，故此應付帳款結帳作業之程式甚少被啟用。
6. 當財務部應付帳款主辦人作完立帳、結帳及對帳均無誤後，即可將品管部驗收單、驗收報告之財務聯簽字後，連同廠商送貨單併移交給會計部，財務部則利用下列管理報表控管應付帳款之付款進度及未付帳款餘額之正確性：
7. 月結制應付帳單
8. 應付帳款對帳明細表
9. 應付帳款對帳彙總表
10. 廠商應付帳款異動明細表
11. 廠商應付帳款月份別彙總表
12. 廠商單別應付立帳沖帳彙總表
13. 廠商別帳齡分析表
14. 對帳單之列印，可分批列印，舉例如下：

當勾選應付帳款截帳日為25日，再輸入交易年月，例如2005年9月，則本程式會自動顯示本批次應付帳款對帳單之交易期間為08/26/2005~09/25/2005，不屬本交易區間之進貨及付款均不會顯示在本批次的月結制應付帳款對帳單中。應付帳款截帳日為20日或31日之情形，以此類推。

第二順位

主辦會計

1、收到財務部應付帳款移交之廠商送貨單、品管驗收單、驗收報告，即可進行逐單拋轉進貨會計傳票，列印傳票，釘原始憑証，如同人工作業一般，此法較仔細較正統，但比較費時。
2、企業實施ERP，在高度整合情形下，拋轉會計傳票作業可選擇集中在月底，同時逐單拋轉或選擇按廠商別每月彙總拋轉一張進貨單，假設每月有500張進貨單，則不論逐單拋轉或彙總拋轉，電腦的拋轉速度不會超過30秒鐘，可大量節省人力，而且傳票並不一定要與原始憑証釘在一起(因為這是人工作業下，害怕勾稽查詢費時的舊觀念)，換言之，在ERP會計制度下，原始內控憑証可以單獨歸檔，至於每一張會計傳票則內存在ERP中，並自動詳細記載其對應之內控原始憑証編號，查詢非常方便。但若公司走上櫃路線，簽証會計師要求將會計傳票及對應對原始憑証釘在一起，則於月底將所有會計傳票分類列印(例如進貨類、銷貨類)，再進行釘憑証工作，亦非常省時，且此工作可以調工讀生或總務人員來做即可。
3、會計傳票過帳作業，通常於月底將所有傳票一起執行，過帳作業較省時。