內控流程 |
職 稱 |
審 核 及 監 督 事 項 |
第一順位 |
財務部收款經辦人 |
1.掌握到期日催收貨款：經過應收帳款立帳作業之內控流程，由我公司主動發出應收帳款請款單或應收帳款對帳單後，等待預計收款日的到來，即可催客戶支付我公司貨款，為保証我公司不致忘記打電話催收貨款，須進入『應收帳款系統』的『應收帳款管理報表』的『客戶別應收帳款明細表』中查詢之，查詢日期條件為「系統起始日」至「欲查詢之月未日期或該月截帳日(例如25日etc)」，須進一步說明如下：
(1)若輸入查詢當日之比較日期，逾期碼勾選「全部」，則表示：「截至查詢當日為止，欲查詢月份之全部客戶應收帳款明細表」，若逾期碼勾選「已到期」即表示：「截至查詢當日為止，欲查詢月份之全部客戶之已到期之可收應收帳款明細表」，以此類推。
(2)
若輸入查詢當日之一週後的日期為比較日期，且逾期碼勾選已到期，則所搜尋之報表代表：一週之後已到期可收之應收帳款明細表。
2.查明催收的帳款是否入袋，須核對銀行對帳單，或掛號信件的郵寄支票。一旦有收到貨款，則須立即進入「應收帳款」系統的「日常資料處理」的「收款沖帳資料輸入」程式中，輸入收款沖帳資料
(1)
勾選收款日期
(2)
勾選收款對象後，程式會自動帶出該客戶在客戶基本檔已設定之交易帶別及匯率.
(3)應收帳款之帳面盤點：點擊”手動沖帳”頁籤，畫面上可跳出該客戶在此幣別下的應收未收帳款明細。若同一客戶有不同幣別(例如USD)交易之銷貨單，則再於本程式勾選USD幣別後，點擊”手動沖帳”頁籤，立可跳出USD幣別下之應收未收帳款明細。這些明細與「客戶別應收帳款明細表」應該完全相符，若有不符，應查明原因，循ERP操作流程及內控流程去調整至相符。
(4)勾選欲向客戶請款之銷貨單別，可同時勾選二筆以上。
(5)預收貨款帳面盤點：回到本程式主頁後，系統自動跳出該客戶之未結案預收款單別及金額明細，作為第一順位之沖帳名目，再從此明細表中勾選心目中之預收單別即可。
(6)銷貨退回及折讓單之盤點：銷貨退回/折讓是內控上必須選擇的第二順位及第三順位之沖帳名目，點擊此沖帳名目後，ERP會跳出已立帳但尚未沖帳之銷貨退回及銷折讓單別及金額明細，此時再從此明細表中勾選心目中之預收單別即可。
(7)其餘沖帳名目為A1現金、A2收票、AE銀行存款，可依實際情況勾選之，勾選”銀行存款”時，可跳出頁籤供輸入銀行名稱、帳號及收款金額，若勾選”收票”之沖帳名目，則可跳出頁籤供輸入票據號碼、金額、到期日、開票銀行、帳號等票據資料。
(8)若帳款尾數要請廠商折扣給本公司，此屬財務折扣，則勾選「AD-R財務折扣」之沖帳名目，會計科目設定為其他營業外收入之「其他收入」子目，因為金額很小，不是很重要，但要集中同一科目觀察，各月份使用之會計子目須一貫化。
(9)若以上勾選輸入之資料無誤，則予儲存後，接著預覽會計分錄是否正確，若不正確則查明不正確之原因，若屬該沖帳名目基本資料設定之會計科目錯誤，則循ERP權限規定修改該沖帳名目之對應會計科目設定，若屬其他原因，則循原因正確修正之，或亦可直接修改會計分錄後，再行儲存、列印之，列印時一式二聯，財務聯及會計聯，財務主辦先行於二聯單上簽字後，負責傳遞並追蹤後續簽審程序。
(10)若本收款單使用本位幣以外之幣別，例如USD，則當銷貨單上之匯率，與收款沖帳單上之匯率不同時，本程式會自動計算匯兌損益，自動抓取”匯兌損失”或”匯兌盈益”科目。
3. 須前往收票或收現金之客戶，須由財務按每一客戶，逐一繕打委託收款書二聯，載明託收金額，並複印受託收款人之身份証影本，委託公司指定人員前往收款。收款後，現金或支票須與委託書逐一交回給財務部，作為收款沖帳單之輸入依據。 |
第二順位 |
財務部主管 |
1.審核收款沖帳單無誤後簽字，將收款單之會計聯傳遞至會計部拋轉會計傳票。將支票正本交給出納送交銀行託收之。
2.
監控客戶應收帳款明細表，搜尋逾期碼已到期很久，卻仍未收款之客戶。列印後交業務部協助催收
3.
監控客戶帳齡分析表、確保應收帳款之全盤帳齡在公司收款政策之內。 |
第三順位 |
業務部 |
收到財務部交來客戶逾期未收款明細表，應即協助催收，了解客戶逾期付款原因，回饋給財務部。 |
第四順位 |
會計部 |
1.會計部收到財務部已簽核確認之收款沖帳單會計聯，在會計傳票作業上可有二種選擇:
(1)根據收到之收款沖帳單單號，逐單拋轉會計傳票，初略檢查所拋之傳票為正確後，列印傳票並將收款沖帳單會計聯與會計傳票裝訂或黏貼一起
(2)先將收款沖帳單會計聯按客戶別順序歸，月底按客戶別彙總拋轉成一筆收款傳票，初略檢查所拋轉之傳票為正確後，再將該傳票與當月份該客戶的多張收款沖帳單裝訂或黏貼一起。
2.自動拋轉會計傳票程式位置為：「會計系統」之「會計管理報表」之「傳票自動拋轉作業」 |
第五順位 |
會計主管 |
收款會計傳票及黏貼或裝訂之收款沖帳單須經會計主管簽字核准後，由會計部主管執行「會計系統」的「日常資料處理」的「傳票過帳作業」，過帳後所開啟之明細帳即代表最新之科目餘額。 |
當前位置：