職稱

審核及監督事項

第一順位

財務部付款經辦人

1. 收到廠商的請款單或對帳單，按應付日期順序排列，並進入”月結制應付帳款對帳單”或”廠商單別應付立帳沖帳彙總表”，查詢該廠商的上述資料是否與該廠商送來的請款單或對帳單相符，若不符則查明原因，屬於廠商之原因，則列印ERP相關資料請廠商改正，屬於本公司之原因，則循內控程序修改內控資料。
2. 進入ERP的”付款沖帳單輸入”程式
3. 勾選付款日期
4. 勾選付款對象廠商後，程式會自動帶出該廠商在基本檔已設定之交易幣別及匯率。
5. 應付帳款之帳面盤點：點擊”手動沖帳”頁籤，畫面上可跳出該廠商在此幣別下的應付未付帳款明細。若同一廠商有不同幣別(例如USD)交易之進貨驗收單，則再於本程式勾選USD幣別後，點擊”手動沖帳”頁籤，立可跳出USD幣別下之應付未付帳款明細。這些明細與”廠商別應付立帳沖帳彙總表”應該完全相符，若有不符，應查明原因，循ERP操作流程及內控流程去調整至相符。
6. 勾選廠商請款單上之請款進貨單別，可同時勾選二筆以上。
7. 預付貨款帳面盤點：回到本程式主頁後，系統自動跳出該廠商之未結案預付款單別及金額明細，作為第一順位之沖帳名目，再從此明細表中勾選心目中之預付單別即可。
8. 進貨退回及折讓單之盤點：進貨退回/折讓是內控上必須選擇的第二順位及第三順位之沖帳名目，點擊此沖帳名目後，ERP會跳出已立帳但尚未沖帳之進貨退回及進折讓單別及金額明細，此時再從此明細表中勾選心目中之預付單別即可。
9. 抵應付金額是ERP設置上第四順位的沖帳名目勾選項目，它代表已拋會計傳票但卻尚未沖帳之進貨退回單及進貨折讓單，應優先處理。
10. 其餘沖帳名目為H1現金、H2付票、H9銀行存款，可依實際情況勾選之，勾選”銀行存款”時，可跳出頁籤供輸入銀行名稱、帳號及付款金額，若勾選”付票”之沖帳名目，則可跳出頁籤供輸入票據號碼、金額、到期日、開票銀行、帳號等票據資料。
11. 若帳款尾數要請廠商折扣給本公司，此屬財務折扣，則勾選”HA財務折扣”子目，或勾選營業費用之什項支出子目，或其他營業外收入之”其他收入”子目，或營業成本之”其他營業成本調整項目”之子目均無不可，因為金額很小，不是很重要，但要集中同一科目觀察，各月份使用之會計子目須一貫化。
12. 若以上勾選輸入之資料無誤，則予儲存後，接著檢查ERP所自動建議本筆付款單之會計分錄是否正確，若不正確則查明不正確之原因，若屬該沖帳名目基本資料設定之會計科目錯誤，則循ERP權限規定修改該沖帳名目之對應會計科目設定，若屬其他原因，則循原因正確修正之，或亦可直接修改會計分錄後，再行儲存、列印之，列印時一式二聯，財務聯及用印聯，財務主辦先行於二聯單上簽字後，負責傳遞並追蹤後續簽審程序。
13. 若本付款單使用本位幣以外之幣別，例如USD，則當進貨驗收單上之匯率，與付款沖帳單上之匯率不同時，本程式會自動計算匯兌損益，自動抓取”匯兌損失”或”匯兌盈益”科目。

第二順位

主辦採購員

1. 審核付款沖帳單之票期是否與採購單、採購合約或其他採購約定相符。
2. 審核該扣款的預付貨款、進貨退回/折讓及其他該扣之款項是否均已考慮。
3. 審核採購單超交之款項是否支付，或須向上一層主管請示。
4. 審核是否有其他代墊款、賠償款應扣之款項，但ERP尚未登入者。
5. 若無誤，則在付款沖帳單上予以簽字，以示審核過並認可帳款之支付。

第三順位

總經理室或稽核部

若規定付款沖帳單須經獨立單位用印作雙印鑑控管，則付款沖帳單附件之已填好但未用印之支票、匯款單則送交用印單位用印，用印前應審查付款沖帳單上之簽名欄位是否齊全，若內控制度指定應簽字之人尚未簽字，則不予用印。若審核資料齊全，予以用印後，則由本單位在ERP上之付款沖帳單核准之。