職稱

審核及監督事項

第一順位

主辦採購員

1. 根據各部門均已確認並簽回之採購計劃單，執行”採購計劃轉採購單作業”，啟動確認鍵之前，應注意檢查下列事項：
2. 在勾選起始及截止採購計劃單號時，可順便盤點是否有已核准之採購計劃但長期未轉採購單之情事，若有應查明原因，以維持待辦資料之乾淨。
3. 應確認欲轉採購單之眾多或單一採購計劃其起始及截止預計進貨日是否正確。
4. 一般情形是合併多張採購計劃單，一起拋轉採購單，應注意勾選”併單”之選項。否則勾選”逐單”之一選項。
5. 採購日期可以與正式傳真給供應商之實際日期不一樣，故採購日期可以與製令單或採購計劃單之日期一致，以利識別及追蹤。但實際傳真給供應商之採購單須蓋上實際日期之戮章
6. 國內採購單檔之維護，應注意下列事項：
1. 若發現採購幣別、匯率、稅別、稅率有誤，若屬供應商要求的單次例外，則將此一採購單維護檔修改即可，若屬基本資料錯誤，應填具書面之廠商基本資料修改申請單，呈給權責單位修改後，先行修改採購計劃，再修改採購單維護程式。
2. 若同一採購單須分批進貨時，則須修改分批進貨之預計交貨日及每一批之進貨量。
3. 若採購單位及庫存單位不同，則屬於兩者之採購數量均需輸入。
4. 若維護無誤，則予以儲存、列印，列印時一式三聯，採購聯、倉管聯及用印聯。若須寄達廠商，則尚須廠商聯及簽回聯。倉管聯可選擇不列印採購單價。但也可以不必列印倉管聯，請倉管直接查詢ERP之預進日期別採購單進貨狀況表，或廠商別進貨狀況表，直接催貨或掌握進貨進度。

第二順位

採購部主管或廠長或經理等

核准採購單之最高權限主管須於採購單上簽字或用印。用印是指蓋公司章之權限，可劃歸總經理室或其他不屬於採購部之獨立單位。

第三順位

主辦採購員

1. 將已簽准、已用印之採購單加蓋日期戮章後傳真給廠商，打電話確認是否收到時，順便請廠應商加註本採購單對應之供應商內部訂單單號後確認回傳之。並將該供應商之內部訂單單號、回傳日、供應商代表簽名人輸入採購單維護檔。供應商回傳之採購單傳真件應與我公司留存之原件，併同歸檔。
2. 若要求廠商按製令單別交貨時，則所傳真給廠商之採購單列印時應勾選顯示製令單號之選項。
3. 下列管理報表可以從不同角度控制並追蹤採購單之交貨進貨度：
4. 採購單別進貨狀況表
5. 廠商別進貨狀況表
6. 產品別進貨狀況表
7. 製令單別採購計劃追蹤表