職稱

審核及監督事項

第一順位

主辦採購員

1. 當採購員收到生管部及生產車間已核准之製令單時，應初步核對生管部前此已核准之生產排程單，核對兩者是否有差異，若有差異應即瞭解原因，若原因屬應修改以上兩種單據，則循程序申請修改之。若此差異無關緊要則可勾選生產排程單所屬整批製令，整批執行製令用料轉採購計劃作業。
2. 執行”製令用料轉採購計劃作業”時，應注意下列事項：
3. 在勾選起始製令單號及截止製令單號時，應乘便盤點是否有生管部已核准但長期未傳遞給採購部之未送達之生產排程單及製令單，應與生管部討論查明究屬管理時差上之正常原因，還是ERP操作不良之原因，或內控疏忽之原因。
4. 須確定採購單預計進貨日之推算基準日，可有二種選擇：
1. 按製令單上的預計開工日減固定天數所推算出來的預計進貨日不得高於製令日，否則系統會自動警示。
2. 按製令單上的製令日加上該材料品號的採購前置天數，則所推算出來的預計進貨日不得大於該張製令的預計開工日。
5. 採購計劃日期最好等於生產排程日及製令日，以利事後識別、查詢及追蹤。
6. 採購單價採基礎之選擇計有(a)廠商品號單價(b)標準進貨單價©最後進價等，須合乎公司採購價格政策，若上述價格政策已確定，得請軟體公司設定唯一之選擇值，而非三選一任意由主辦採購員選擇。

第二順位

主辦採購員或另一主辦採購員

製令用料轉採購計劃後，ERP系統會產生”採購計劃”之維護檔，採購計劃之維護，應注意或審核如下事項：

1. 核對建議採購量是否恰當，須併同核對所扣除之可用庫存量是否確實，故內控程序上採購計劃須列印一份請倉管確認。最低採購是否考慮進去以確認建議採購量是否合理。
2. 預計進貨日是否正確。
3. 查詢系統供應商評鑑資料，確認主供應商是否屬公司核可之供應商(A級或B級)。
4. 採購單價則點擊”採購歷史資料”之頁籤與該品號之歷史採購資料核對採購價格是否合理，採購幣別、稅率、稅別是否無誤。若最近採購價有波動，則詢間主管或與客戶再議價，若議價成功則研討是否一次性或永久性，前者僅須修改採購計劃即可，後者須向有權限者書面申請修改廠商品號檔或品號基本資料檔之價格基礎。
5. 維護檔結束，則予以儲存及列印，列印時一式三聯，採購部存根聯、倉管聯、工程部一聯及廠長或總經理室一聯。並負責傳遞及追蹤各聯採購計劃單之簽審及收回。

第三順位

倉管部

審核採購計劃單上所扣除或加計之現在庫存量、在途進貨量、應領未領量、在途完工量及訂單未交量等是否確實，或是否予以考慮，若因現況上不予考慮之項目剔除後，須用紅筆記載，反饋給採購部修改採購計劃之採購建議量及核准量，於重行列印之多聯的採購計劃單上簽名以示審核過。

第四順位

研發部
(或工程部)

若採購材料之材質有極度之專業性及技術性，其優劣與相關價格，非採購員所能區別，則不排除工程部亦須於採購計劃單上簽名確認。

第五順位

廠長或採購部主管或總經理等

採購品之價格核准之最高權核者，須於採購計劃單上簽字，審核要點如下：

1. 須查詢ERP之廠商別採購進貨排行榜及廠商進貨異常一覽表，了解採購對象之集中情形是否有異常。若進貨過度集中，則某廠商是否有數量折扣等再議價或詢價之空間，或其他考量之空間。
2. 查詢品號別進貨排行及品號進貨異常表，查詢品號進貨之集中情形及價格異常情形，該品號考慮是否有數量折扣等再議或詢價之空間。
3. 查詢廠商進貨不良統計表及退貨統計表，或供應商評鑑一覽表，查詢供應商是否適當。
4. 若採購金額之批准訂有金額等級權限，則查詢某一區間每家廠商或每一種產品之採購合計數，查明是否有化整為零以迴避金額權限規定。

第六順位

總經理室稽核單位及獨立比價詢價單位

1. 審核前面各順位是否均於採購計劃單上簽字。
2. 針對前一順位提報之價格異常資料或可議價或詢價空間之品號進行獨立之比價及詢價。
3. 自行查詢ERP之進貨或品檢之重點報表，查明是否有為獨立事後詢價或比價之必要或空間。
4. 審核無誤，則亦於採購計劃單上簽字認可後，將採購計劃單各聯傳遞回採購部，由採購部執行”採購計劃轉採購單作業”，若採購計劃單有保密之必要，則已簽審之採購計劃單須指定有權收執存檔之部門。